Doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu thực phẩm sang Trung Quốc có thêm công cụ hỗ trợ quan trọng khi Văn phòng SPS Việt Nam phát hành bản dịch tiếng Việt sổ tay hướng dẫn sử dụng hệ thống CIFER của Tổng cục Hải quan Trung Quốc, gọi tắt là GACC. Đây là nền tảng bắt buộc đối với nhiều nhóm thực phẩm nhập khẩu vào thị trường tỷ dân, nơi yêu cầu về đăng ký doanh nghiệp, truy xuất nguồn gốc và an toàn thực phẩm ngày càng chặt chẽ.
Theo Văn phòng SPS Việt Nam, tài liệu được công bố nhằm giúp doanh nghiệp tra cứu và thao tác thuận lợi hơn trong các bước đăng ký mới, sửa đổi, gia hạn, hủy đăng ký cũng như theo dõi tình trạng hồ sơ trên hệ thống CIFER. Với bản hướng dẫn bằng tiếng Việt, các cơ sở sản xuất, chế biến, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, có thể giảm đáng kể rào cản kỹ thuật khi tiếp cận một hệ thống vốn sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên ngành bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung.
Thứ trưởng Võ Văn Hưng thăm một nhà máy chế biến nông sản tại phía Nam. Ảnh: Tuấn Trần.
Thêm kênh tự tra cứu, giảm phụ thuộc khi làm hồ sơ
Dựa trên sổ tay hướng dẫn, doanh nghiệp có thể truy cập hệ thống tại địa chỉ https://cifer.singlewindow.cn để thực hiện các thủ tục trực tuyến liên quan đến đăng ký xuất khẩu thực phẩm vào Trung Quốc. Hệ thống cho phép doanh nghiệp tạo tài khoản, nộp hồ sơ, tải tài liệu đính kèm, theo dõi tiến độ xử lý và nhận phản hồi từ cơ quan chức năng Trung Quốc.
Điểm đáng chú ý của bản dịch là giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc đọc hiểu yêu cầu, chuẩn bị thông tin và kiểm tra trạng thái hồ sơ. Trong thực tế, chỉ một sai khác nhỏ ở thông tin nhà máy, nhãn hàng hóa, tài liệu đính kèm hoặc nhóm sản phẩm cũng có thể khiến hồ sơ bị kéo dài thời gian xử lý. Vì vậy, khả năng tự tra cứu và đối chiếu theo hướng dẫn tiếng Việt có ý nghĩa trực tiếp với tiến độ giao dịch xuất khẩu.
Sổ tay cũng nhấn mạnh mỗi doanh nghiệp chỉ được đăng ký một tài khoản trên hệ thống CIFER. Trường hợp một doanh nghiệp vừa có sản phẩm thuộc diện tự đăng ký, vừa có sản phẩm thuộc diện phải thông qua cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp không cần tạo tài khoản mới mà chỉ cần thực hiện xác thực bổ sung với cơ quan chức năng.
18 nhóm thực phẩm phải được cơ quan có thẩm quyền đề xuất đăng ký
Theo tài liệu, Trung Quốc hiện yêu cầu 18 nhóm thực phẩm phải được cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu đề xuất đăng ký trước khi GACC xem xét cấp mã. Các nhóm này gồm thủy sản, thịt và sản phẩm thịt, sữa, tổ yến, mật ong, gia vị, rau quả khô, hạt giống, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm cho chế độ ăn đặc biệt và một số nhóm thực phẩm khác trong danh mục.
Những mặt hàng không nằm trong 18 nhóm trên có thể được doanh nghiệp tự đăng ký trực tiếp với GACC. Quy định này đặt ra yêu cầu doanh nghiệp phải xác định đúng nhóm hàng ngay từ đầu. Nếu phân loại sai, hồ sơ có nguy cơ bị trả lại hoặc phải chuyển sang quy trình khác, làm kéo dài thời gian hoàn tất thủ tục và ảnh hưởng kế hoạch xuất hàng.
Đối với các ngành hàng thực phẩm có chuỗi cung ứng phức tạp, việc xác định đúng nhóm sản phẩm còn liên quan đến trách nhiệm của cơ sở sản xuất, đơn vị chế biến, nhà xuất khẩu và cơ quan quản lý tại địa phương. Vì vậy, bản hướng dẫn tiếng Việt không chỉ hỗ trợ thao tác kỹ thuật trên hệ thống, mà còn giúp doanh nghiệp nhìn rõ hơn yêu cầu tuân thủ trước khi đưa hàng vào thị trường Trung Quốc.
Hồ sơ yêu cầu chi tiết từ nhà máy đến cam kết an toàn thực phẩm
Theo hướng dẫn, quy trình đăng ký trên CIFER yêu cầu doanh nghiệp khai báo chi tiết thông tin nhà máy, dây chuyền sản xuất, công suất, tình hình thương mại với Trung Quốc trong 2 năm gần nhất, nguyên liệu sử dụng, thuốc bảo vệ thực vật, quy trình sản xuất và các cam kết an toàn thực phẩm. Đây là các nội dung phản ánh trực tiếp năng lực kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp từ đầu vào đến sản phẩm hoàn chỉnh.
Nhiều loại hồ sơ phải được tải lên hệ thống như giấy phép sản xuất, sơ đồ nhà xưởng, hồ sơ kiểm tra gần nhất của cơ quan chức năng, ảnh sản phẩm và nhãn hàng hóa. Các tài liệu này không chỉ chứng minh điều kiện sản xuất, mà còn là căn cứ để phía Trung Quốc đánh giá tính phù hợp của doanh nghiệp với yêu cầu nhập khẩu thực phẩm.
Đáng chú ý, tài liệu cho thấy hồ sơ bị từ chối sẽ không được chỉnh sửa trên hồ sơ cũ mà doanh nghiệp phải nộp lại từ đầu. Do đó, việc chuẩn bị chính xác thông tin và tài liệu ngay từ bước đầu được xem là yếu tố quyết định giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro đứt quãng trong kế hoạch xuất khẩu.
CIFER quản lý toàn bộ vòng đời hồ sơ doanh nghiệp
Không chỉ phục vụ đăng ký mới, hệ thống CIFER còn quản lý toàn bộ vòng đời hồ sơ doanh nghiệp, bao gồm sửa đổi thông tin, gia hạn đăng ký, hủy đăng ký và tái kiểm tra. Trong thời gian giấy phép còn hiệu lực, nếu doanh nghiệp thay đổi thông tin liên quan, việc chủ động cập nhật lên hệ thống là yêu cầu cần thiết để tránh ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu.
Việc Trung Quốc tập trung vào truy xuất nguồn gốc và điều kiện đăng ký doanh nghiệp thực phẩm nhập khẩu diễn ra trong bối cảnh nước này tăng cường quản lý an toàn thực phẩm xuyên biên giới. Với Việt Nam, đây vừa là áp lực tuân thủ, vừa là cơ hội thúc đẩy chuẩn hóa sản xuất, nâng chất lượng hồ sơ và nâng mức độ chuyên nghiệp của hàng hóa xuất khẩu.
Văn phòng SPS Việt Nam cho biết trong quá trình sử dụng tài liệu và thao tác trên hệ thống CIFER, các địa phương, hiệp hội và doanh nghiệp có thể phản ánh khó khăn để được hướng dẫn, hỗ trợ kịp thời. Việc chủ động tiếp cận sổ tay, rà soát nhóm hàng và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro khi đăng ký, đồng thời đáp ứng tốt hơn yêu cầu của thị trường Trung Quốc.
